Wie Communities Aufgaben nutzen

In den meisten Gruppen werden Aufgaben im Chat verteilt — jemand sagt, er kümmere sich um die Halle, danach kommen drei weitere Nachrichten, und zwei Wochen später weiß niemand mehr, ob es passiert ist. Genau dafür gibt es Aufgaben: Jede Aufgabe bekommt einen Namen, ein Datum und einen Ort für Rückmeldungen, der nicht im Gesprächsverlauf untergeht.

Jede Aufgabe gehört zu einer Community. Das ist kein Verwaltungsdetail, sondern der Kern der Sache: Weil die Aufgabe in der Community liegt, können Sie sie den Mitgliedern dieser Community zuweisen, sie erscheint in der Liste der Community statt in einer privaten To-do-App, und sie bleibt sichtbar, wenn die Person, die sie angelegt hat, im Urlaub ist.

• Eine Aufgabe kann auf eine Untergruppe eingegrenzt werden — so bleiben die Aufgaben des Festausschusses beim Festausschuss.
• Eine Aufgabe kann an eine Veranstaltung gehängt werden. So organisieren die meisten Gruppen, wer am Tag selbst was macht.
• Die zugewiesene Person muss annehmen — niemand bekommt still und heimlich eine Aufgabe, die er nie gesehen hat.
• Kosten werden bei der Aufgabe erfasst, durch die sie entstanden sind. Das erleichtert der Kassenführung die Arbeit erheblich.

Ein typischer Ablauf für eine Community, die eine Veranstaltung organisiert:

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   Der Vorstand bespricht die Veranstaltung wie gewohnt im Chat einer Untergruppe.

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   Eine Administratorin legt die Veranstaltung an und erstellt pro Aufgabe einen Eintrag — Halle buchen, Essen bestellen, Namensschilder drucken — jeweils an die Veranstaltung gehängt.

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   Jede Aufgabe geht mit Fälligkeitsdatum an eine Person. Sie nimmt an, und die Aufgabe erscheint bei ihr unter „For me“.

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   Während der Arbeit schreiben alle Updates. Ausgaben werden mit Betrag und einem Foto des Belegs erfasst.

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   Die organisierende Person schaut unter „For others“ und sieht auf einen Blick, was vorangeht und was nicht.